Das Dilemma mit der Regel (2) - die Frage nach dem "WARUM?"

April 25, 2017

Im ersten Teil der Theorie Serie - "Das Dilemma mit der Regel" haben wir uns mit den Grundlagen von Regeln beschäftigt und dabei festgestellt, dass Regeln auch schnell zu einem Grab werden können. Im zweiten Teil der Serie wollen wir uns mit den Funktionen von Regeln beschäftigen. Warum braucht es überhaupt Regeln? Macht es Sinn Regeln zu haben? Dabei schauen wir uns die positiven Funktionen von Regeln an, werden aber auch ein Auge auf die Fehlfunktionen von Regeln werfen. Zum Abschluss dann die Zusammenfassung und nicht vergessen, den Bezug zur Praxis. 

 

Für alle die lieber zu hören statt lesen, hier der Video Beitrag zur Serie:

 

 

 

 

1) Positive Funktion von Regeln

Mit dem Ziel, Verhalten zu koordinieren, übernehmen Regeln eine durchaus wichtige Funktion in Organisationen. Dazu gehören die Koordinationsfunktion, die Standardisierungsfunktion, die Repräsentationsfunktion und die Funktion Wissen zu speichern. 

  • Koordinationsfunktion

Jede Organisation hat Ziele. Ob es sich hierbei um wirtschaftliche oder andere, soziale, gesellschaftliche Ziele handelt spielt keine Rolle. Organisationen haben Ziele und diese müssen erreicht werden. Um das gesetzte oder vorgegebene Ziel zu erreichen müssen Organisationen primär eines, sie müssen funktionieren. Das ist wie mit dem Auto fahren. Meinen Zielort erreiche ich auch nur, wenn das Auto funktioniert. Mit einem kaputten, nicht funktionsfähigen Auto komme ich nicht weit. Was müssen Organisationen tun, um zu funktionieren? Die unterschiedlichen Mitglieder der Organisation müssen koordiniert werden. Um auf das Beispiel mit dem Auto zurück zukommen. Da ich nicht alleine im Straßenverkehr bin, braucht es Verkehrsschilder oder Ampeln, um die Verkehrsteilnehmer zu koordinieren. Wer darf wann zu erst fahren?  Und so wie Regeln im Straßenverkehr die einzelnen Teilnehmer koordinieren und dafür sorgen, dass alle sicher ihr Ziel erreichen. So haben auch Regeln in Organisationen eine Koordinationsfunktion. Durch Regeln wird das Verhalten der Menschen innerhalb der betreffenden Organisation koordiniert. 

 

  • Standardisierungsfunktion

 

Eine weitere wichtige Aufgabe damit Organisationen ihre Ziele erreichen können ist das Haushalten. Jede Organisation steht vor der Herausforderung mit limitierten Ressourcen wirtschaften zu müssen. Sei es finanzielle Ressourcen, sei es die Menschen oder die Zeit. Ressourcen stehen Organisationen nur begrenzt zur Verfügung. Sie sind limitiert. Daher sind Organisationen in der Regel bestrebt, mit möglichst geringem Aufwand den maximalen Output zu erzeugen. In Bezug gesetzt auf die Ziele, diese mit möglichst wenig Mitteleinsatz zu erreichen. Um erneut das Auto Beispiel herzunehmen würde ich gut mit meinem limitierten Ressourcen haushalten, wenn ich mit einem möglichst geringen Benzinverbrauch meinen Zielort erreiche. Durch Regeln wird das Verhalten von Mitarbeitern in Organisationen standardisiert. Betriebswirtschaftlich betrachtet erlauben Regeln einen kostenoptimierten Einsatz der Ressource Mensch. 

 

  • Repräsentationsfunktion

 Organisationen müssen in der Lage sein, die vorgegebenen Ziele, in einem undurchsichtigen Umfeld zu realisieren. Das Umfeld setzt sich zusammen aus einer Vielzahl teilweiser unabhängiger, sich veränderten und fein zerstreuter, mit unter kontroversen Bedingungen. In meinem Journal Beitrag "Sind wir nicht alle ein bisschen VUCA" bin ich bereits auf das Phänomen der VUCA-Welt eingegangen. Um zu überleben, treffen Organisationen Absprachen mit Akteuren ihrer Umwelt. Regeln repräsentieren die wertvollen Absprachen und vereinfachen so das Überleben von Organisationen in mitten einer komplexen Umwelt. Dabei repräsentieren Regeln nicht nur die Absprachen sondern auch ein Modell der wirklichen Welt. Das durch Regeln stark vereinfachte und reduzierte Bild der wirklichen Welt ermöglicht es,  Entscheidungen zu treffen können, ohne alle dafür notwendigen Variablen zu kennen. 

 

  • Wissensspeicher

Regeln sind ein wahrer Wissensspeicher in Organisationen. Durch Regeln wird Wissen gespeichert und allen aktuellen und zukünftigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Anders formuliert, spiegeln Regeln das Gedächtnis der Organisation wieder.

 

Die vier angeführten Funktionen zeigen wie wertvoll und wichtig Regeln für Organisationen sind. Zurecht werden in der Literatur Regeln als die strukturellen Basiselemente von Organisationen bezeichnet. Regeln machen Organisationen effizient. Das erklärt vielleicht auch, warum es so schwer fällt Regeln zu ändern.

 

Andererseits, wenn Regeln so wichtig für das Überleben von Organisationen sind, warum besteht dann die Gefahr, das Regeln zum Grab für Rebellen werden können? Das wollen wir uns im zweiten Abschnitt genauer anschauen. 

 

2) Fehlfunktion von Regeln

Die Fehlfunktion von Regeln bringt drei negative Effekte mit sich. 

 

  • Einschränkender Effekt

Durch Regeln werden Mitarbeiter einer Organisation in ihrem Verhalten eingeschränkt und sind zeitweise in der Situation sich entgegen ihrem Naturell verhalten zu müssen. Der Effekt birgt zwei Nachteile in sich. Je formalisierter eine Organisation ist, desto öfter müssen sich die Mitarbeiter entgegen ihrem Naturell verhalten. Das erhöht die Fluktuation im Unternehmen. Zusätzlich wird die Kreativität und dadurch die Innovationskraft der Organisation stark eingeschränkt. 

 

  • Hemmender Effekt 

Der hemmende Effekt geht praktisch Hand in Hand mit dem einschränkenden Effekt. Die Organisation wird zu einem Goldenen Käfig für ihre Mitarbeiter. So entsteht Nährboden für ein sehr kurioses Phänomen im Verhalten von Mitarbeitern. Wenn Mitarbeiter realisieren, dass die Probleme nicht mehr adäquat durch die Regel gelöst werden, sie aber keine Möglichkeit sehen, die Regel zu verändern, passiert es leicht, dass die Mitarbeiter die Regel bis auf den i-Punkt einhalten, um sich selber aus der Schusslinie zu nehmen. Anstatt Veränderung, die notwendig wäre voranzutreiben, nehmen sich die Mitarbeiter zurück, pochen sogar verstärkt auf die Einhaltung der Regel. Was zur Folge hat, das die Regel hemmend auf die Veränderungskraft der Organisation wirkt. 

 

  • Effekt der Bequemlichkeit

Wichtig im Zusammenhang mit Mitarbeiter Verhalten und Regeln ist der Umstand, dass wir Menschen eher dazu neigen den bequemen Weg zu gehen. Über die Jahre haben wir es uns gut und gemütlich in unserer Komfortzone eingerichtet. Das existierende Regelwerk ist zwar zum großen Teil obsolet und nervt uns auch irgendwie. Trotzdem, hier kennen wir uns aus. Daher neigen Mitarbeiter dazu, die aktuellen Probleme mit den bereits vorhandenen Regeln zu lösen anstatt neue, innovativere Problemlösungen zu erarbeiten. 

 

  • Lebensdauer

In der Regel haben Regeln eine längere Lebensdauer als die Probleme die sie lösen. Was zur Folge hat, das das Regelwerk einer Organisation nicht nur die aktuellen Probleme aufzeigt, sondern sich auch die bereits gelösten Probleme im bestehenden Regelwerk einer Organisation kumulieren.  Die Kluft zwischen den aktuellen Bedingungen und dem existierenden Regelwerk schließt sich leider nur sehr langsam. 

 

Die genannten Fehlfunktionen führen dazu, dass Regeln Organisationen ineffizient werden lassen. 

 

3) Zusammenfassung und praktische Relevanz

 

Was heißt das nun für die Praxis. Einfach gesagt, sind Organisationen dann effizient, wenn das bestehende Regelwerk Lösungen für die aktuellen Probleme bietet. Je größer der kumuliere Anteil an bereits gelösten Problemen im aktuellen Regelwerk, desto ineffizienter ist die Organisation. Anders formuliert, je kleiner die Kluft zwischen den aktuell vorhandenen Bedingungen und dem existierenden Regelwerk, desto effizienter ist die Organisation. 

 

Als Gestalter in Organisationen ist es daher wichtig, sich zu Beginn des Veränderungsvorhabens intensiv mit dem bestehenden Regelwerk der Organisation zu beschäftigen. Vor allem sollte Wissen gesammelt werden, über die Probleme und Bedingungen hinter dem Regelwerk. Den es ist riskant und gefährdet das Veränderungsvorhaben, wenn Regeln modifiziert oder gar gebrochen werden, deren darunter liegende Probleme noch nicht gelöst sind. 

 

Im dritten Teil der Theorie Serie "Das Dilemma mit der Regel" beschäftige ich mit der Entstehung von Regeln. Wie werden Regeln geboren? Und wodurch entstehen Regeln. 

 

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